La legalidad de los soportes contables digitales y los sistemas de gestion documental.

Resumo

En el articulo se presenta una opción diferente para el manejo de los soportes contables, la cual contrasta la práctica actual consistente en el manejo físico de estos documentos. Se inicia presentando un análisis desde la perspectiva legal vigente, luego se exponen los métodos informáticos para el tratamiento de documentos digitales en conjunción con las técnicas administrativas para su uso, también se exponen los sistemas de mayor recono-cimiento en el mercado y por último se propone un mecanismo general para su adopción, planteando un cambio en la práctica contable. El aspecto legal se apoya al citar la Ley 524 de 2000 conocida como Ley General de Archivo, con la cual se abre el camino a la organización y posterior sistematización del manejo de los documentos en las entidades estatales, con proyección a las entidades privadas, pasando por la “Ley 906 del 2004 con la cual se expide el Código de Procedimiento Penal”, en donde se legaliza el uso de medios digitales como mecanismo probatorio en los procesos judiciales Art 146. De esta forma se aclara el panorama para el uso de soportes digitales como método de prueba de la ocurrencia de los hechos económicos, avalado por la justicia colombiana. Apoyado en estos aspectos, se exponen los sistemas de gestión documental, los cuales conforman un conjunto de normas, técnicas y prácticas para la administración del flujo de documentos de todo tipo, en una organización. Estos sistemas toman, cada día, mayor importancia, debido a la reducción sustancial en los costos de operación y mayor eficiencia en el tratamiento de la información. De esta forma se concluye que la práctica contable debe contar no solo con los sistemas contables actuales, si no también con Sistemas de Gestión Documental de tal manera que permita el registro de los hechos económicos apoyados en medios magnéticos, como soporte válido y legal.