El origen y la evolución de la descripción archivística ha experimentado transformaciones significativas en cuanto a su razón de ser y propósito. Esta actividad, desarrollada desde la antigüedad, surgió con la creación de registros vinculados a las diligencias diarias. Originalmente, no existía un sistema formal ni estándares estructurados que facilitaran su gestión. A través del tiempo, la descripción archivística se ha transformado gradualmente, obedeciendo a la evolución humana, los cambios técnicos y tecnológicos, la integración de estándares y el creciente volumen de los soportes en los cuales reposa la información.

En sus inicios, la descripción archivística se concebía como una práctica orientada a facilitar la búsqueda y localización de la información, depositada en soportes poco convencionales. Tales registros evidenciaban el quehacer administrativo y financiero de las comunidades, es decir, que estos listados constituían los primeros vestigios de la descripción documental (Duff 2008, citado por Llanes, 2011). Posteriormente, durante la Edad Media, la religión adopto un papel importante en el desarrollo de la descripción archivística, aunque fuese un tanto rudimentaria, el almacenar información mediante anotaciones permitía comprender el contenido de los documentos, aunque su acceso era limitado, dado que los mismos eran custodiados en monasterios y catedrales.

En la Edad Moderna, surgió un nuevo valor relacionado a la descripción archivística, el documento paso a ser tratado como “evidencia”, siendo este un concepto jurídico, el cual responde a que los documentos almacenados en los archivos constituyen un testimonio auténtico de acciones pasadas, razón por la cual se describen y preservan. Así mismo, se originaron instrumentos especializados como los inventarios y los catálogos, permitiendo el desarrollo de mejores prácticas para la organización de la información (Llanes, 2011).

En la Edad Contemporánea, su contribución fue influenciada por las nuevas tecnologías y la creación de teorías, conceptos y principios, claves para cimentar bases teóricas fiables a través de autores representativos. En 1943 se publica Manual de Administración de Archivos por Hilary Jenkinson, allí se instaura el principio de procedencia, el cual argumenta que los documentos deben ser conservados de tal manera que se evidencie y respete su origen. En 1961 Theodore Schellenberg otorga un enfoque más funcional, en Técnicas Descriptivas de Archivos, definiendo la descripción archivística como el conjunto de actividades desarrolladas por el archivero con la finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el acceso a los fondos documentales, en cualquiera de sus niveles (Bonal (2001)).

Durante las décadas de 1980 y 1990, el Consejo Nacional de Archivos (ICA), promovió la necesidad de crear estándares universales para la descripción archivística, razón por la cual en 1995 se publica la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD G), la cual se consolida como guía general para la elaboración de descripciones archivísticas y emite reglas que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o el soporte de los documentos de archivo (Consejo Internacional de Archivos, 1999). Uno de los principios clave introducidos por la ISAD G, es la descripción multinivel, la cual consiste en organizar los documentos de archivo en una concepción jerárquica que va de lo general a lo particular, priorizando los niveles superiores sobre los inferiores del fondo a la unidad documental García (2021). En 2004 se publicó la Norma Internacional sobre Registros de Autoridad Archivística para Personas, Familias y Entidades (ISAAR CPF), extendiendo la normalización de la ICA con la estandarización para la creación de registros de autoridad exclusivamente de instituciones, familias y personas.

En la era digital, la revolución tecnológica y el volumen de datos, el concepto de descripción archivística, también conglomera el rol de los profesionales. Por un lado, adquirió nuevos desafíos en relación a su incorporación con los sistemas de información, a fin de garantizar la autenticidad y veracidad de la información; por otra parte, también oriento la adquisición de habilidades y competencias que permitan a los profesionales ser más eficientes en el manejo de las herramientas tecnológicas dinamizando la profesión.

Por lo anterior, surgen nuevas prácticas, como el uso de metadatos para la descripción archivística. Los metadatos contemplan aspectos como el contenido, el contexto y la estructura. Según (Greenberg 2005, citado por Mayernik, 2023), los metadatos son atributos de datos que describen, aportan contexto, indican la calidad, o documentan características de un documento o dato. Sin embargo, cabe resaltar que el mundo de los metadatos es bastante amplio y su implementación debe definirse dependiendo las necesidades o el objetivo de la organización.

Un caso específico de aplicación puede observarse en una serie documental universal y que se produce en cualquier entidad, tal es el caso de las Historias Laborales. Documentos que atendiendo a su ciclo vital no pueden ser eliminados. Corresponden a archivos de contenido histórico, los cuales sustentan decisiones administrativas, médicas y legales, además de servir como soportes en la toma de decisiones, razón por la cual su gestión debe garantizar prácticas efectivas de organización, recuperación, preservación y seguridad (Padilla, 2021).

Acorde al panorama anterior, además de la pregunta inicial, surgen otros interrogantes: ¿Pueden los estándares de descripción archivística relacionarse y/o complementarse directamente con el tema de metadatos? ¿Todos los tipos de metadatos resultan ser apropiados para describir una serie documental específica? y por último ¿Se puede estructurar un esquema de metadatos basado en los estándares de descripción archivística para la serie documental de HL en una entidad?

La expectación del contexto anterior compone el presente artículo en cinco apartados, iniciando con una estructura conceptual que integra las categorías conceptuales concernientes al tema de estudio. El segundo apartado describe los elementos metodológicos empleados. En el tercer apartado se analizan los resultados y se subdivide en dos categorías, en las cuales se encuentran el diagnóstico correspondiente a las HL y la caracterización de los metadatos. Para finalizar el cuarto apartado expone la propuesta y el quinto apartado contiene las conclusiones.

La estructura conceptual de este estudio se construye a partir de los hallazgos evidenciados desde diversos autores, así como de los estándares internacionales y nacionales relacionados con la descripción archivística, los metadatos y la gestión de la serie de de Historias Laborales (HL). A continuación se esbozan las categorías conceptuales del tema: Descripción Archivística, Normas de Descripción Archivística, Metadatos, Metadatos Descriptivos e Historias Laborales.

La investigación adoptó un enfoque cualitativo, orientado a comprender e interpretar la realidad estudiada, considerando aspectos definitorios como el papel de la teoría, la lógica de la investigación, el rol asumido del investigador y los procedimientos de recogida y análisis de datos (González y Barrios, 2012, p. 31). El tipo de investigación fue de carácter descriptivo, lo cual permitió levantar y analizar un diagnóstico sobre las condiciones de descripción archivística de la serie estudiada y su relación con la necesidad de crear metadatos para la gestión.

El método aplicado fue el estudio de caso, dado que involucra aspectos descriptivos y explicativos relativos a un objeto de estudio, aunado a lo anterior, también hace uso de información cualitativa y cuantitativa (Bernal, 2010).

Por este motivo, las técnicas utilizadas fueron la encuesta y el análisis de contenido. En primer lugar, se diseñó y aplicó un cuestionario que permitió construir una matriz DOFA, que reveló un diagnóstico de la situación actual. En segunda medida, se llevó a cabo un análisis de contenido, el cual es una técnica para leer e interpretar el contenido de toda clase de documentos (Ruiz, 2012), lo que permitió la creación de matrices de análisis comparativos, para establecer y categorizar las relaciones entre los estándares de descripción archivística y los metadatos.

Los resultados de la investigación se presentan en 3 fases, acorde con los datos cuantitativos y cualitativos obtenidos. En primer lugar, se aplicó un cuestionario con el propósito de evaluar las fases del proceso archivístico, identificar las tipologías documentales más representativas de diversos años en concreto, y se realizar un diagnóstico mediante una matriz DOFA. En segundo lugar, se realizó una caracterización de los diferentes tipos de metadatos y su relación con los estándares de descripción archivística. Por último, con base en los hallazgos preliminares, se diseñó una propuesta de metadatos para la descripción de la serie de Historias Laborales (HL).

A continuación, se presenta una metodología basada en los estándares de descripción archivística, adoptando la descripción multinivel, tomando como base el fondo documental, continuando con la serie y finalizando con el expediente.

Para cada empresa, se toman como referentes las áreas que definen las normas y se agrupan por categorías permitiendo crear fichas de captura de información. Primero, se despliega la ficha de descripción a nivel de fondo. La misma comprende el origen y contexto de la documentación existente en el fondo documental. Tabla 3.

Tabla 3. Ficha de descripción nivel fondo.

Segundo, se localiza la ficha a nivel serie, esta ficha proporciona información para entender la creación y función de los documentos dentro del fondo documental. Tabla 4.

Tabla 4. Ficha de descripción nivel serie.

Tercero, obedece a la ficha del expediente, la cual proporciona información detallada del elemento particular, en este caso, la información laboral del sujeto, la cual para efectos de la investigación se toma como microdato. Tabla 5.

Tabla 5. Ficha de descripción nivel expediente.

La descripción archivística constituye un elemento esencial dentro del proceso de gestión documental, no solo para identificar la información, sino también por los múltiples beneficios que aporta a la toma de decisiones ya que garantiza recuperar la información de manera eficiente, reduce el riesgo de pérdida, mejora el control y la trazabilidad del ciclo de vida los documentos, contribuye al cumplimiento normativo y sustenta la transparencia y el derecho de acceso a la información. No obstante, se evidencia que la falta de apropiación de esta actividad por parte de los gestores de la información y sus superiores que no visualizan el alcance que tiene el realizar esta actividad de manera apropiada, disminuye su valor dentro del proceso archivístico.

Con la propuesta se evidencia que existe una relación bastante estrecha entre la descripción archivística y los metadatos. Resulta importante trabajar con dichos conceptos de manera unificada e interrelacionada, si lo que se pretende, es obtener un contexto amplio y detallado de la información, la función que comparten para facilitar la gestión, organización y el acceso a la información les brinda un enfoque estructurado para lograr llegar al núcleo esencial de un documento, el cual podría definirse como la data.

De igual forma, vale la pena resaltar el punto crucial de la propuesta, cuya finalidad se basa en promover la interoperabilidad de forma semántica y técnica originando un marco estructurado que por medio de metadatos permita la extracción de atributos para representar la información de forma más detallada y homogénea, dentro de los diferentes sistemas de información tanto al interior como al exterior de las entidades, logrando ampliar su aplicación no solo a la serie de historias laborales sino a cualquier otra serie documental que compone el fondo documental de la organización.