Revista Criterio Libre

Archivos y derecho a saber: Marco de acción para los profesionales archivistas frente a la Ley de Transparencia*

Archives and the Right to Know: A Framework for Archivists’ Professional Action under the Transparency Law

Nelson Javier Pulido Daza**

Kimberley Escudero Suárez***

^*Artículo resultado del proyecto de investigación “Directrices para las responsabilidades profesionales de los archivistas en el contexto de la ley de transparencia y el acceso a la información pública” como monografía de la Maestría en Gestión de la Información Documental de la Universidad de La Salle-Bogotá - Colombia.

^**Doctor en Información y Documentación, Universidad de Salamanca, Salamanca, España; Doctor en Ciencias Humanas, Universidad del Zulia, Maracaibo, Venezuela; Magíster en Docencia Universitaria, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia; Especialista en Sistemas de Información, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia; Bibliotecólogo y Archivista. ORCID: https://orcid.org/0000-0002-2840-9962 Correo electrónico: njpulido@unisalle.edu.co

^***Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. ORCID: https://orcid.org/0000-0002-2840-9962 Correo electrónico: njpulido@unisalle.edu.co

Resumen

La Ley 1712 de 2014, conocida como Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública en Colombia, exige a los archivistas profesionales garantizar que la información pública esté organizada, sea accesible y comprensible, en concordancia con el derecho a la información, lo cual promueve la transparencia y la buena gobernanza. En este contexto, surge la siguiente inquietud: ¿cómo se definen las responsabilidades profesionales de los archivistas de acuerdo con esta ley nacional? Este interrogante plantea la necesidad de establecer con claridad las directrices que rigen dichas responsabilidades. En consecuencia, este artículo tiene como objetivo desarrollar directrices que especifiquen las responsabilidades de los archivistas en el marco de la Ley de Transparencia. Para ello, se proponen tres objetivos específicos: en primer lugar, determinar las principales funciones que los archivistas deben cumplir según esta ley; en segundo lugar, evaluar las competencias requeridas en este contexto; y en tercer lugar, identificar los elementos clave para la formulación de directrices que definan sus responsabilidades conforme a la normativa vigente. Por lo tanto, el estudio se estructura en seis secciones: la primera presenta la introducción; la segunda expone el contexto de la investigación; la tercera desarrolla el marco conceptual; la cuarta describe el enfoque metodológico; la quinta analiza los resultados; y la sexta propone pautas específicas sobre las responsabilidades de los archivistas profesionales en el marco legal.

Palabras clave

Directrices, responsabilidad archivística, transparencia y acceso a la información, profesional en archivo.

Clasificación JEL

H83, D82, K23, I28, L86

Abstract

Law 1712 of 2014, known as the Transparency and Access to Public Information Law in Colombia, requires professional archivists to ensure that public information is organized, accessible, and understandable, in accordance with the right to information, thereby promoting transparency and good governance. In this context, the following question arises: how are the professional responsibilities of archivists defined under this national law? This question highlights the need to clearly establish the guidelines that govern such responsibilities. Accordingly, this article aims to develop guidelines that specify the responsibilities of archivists within the framework of the Transparency Law. To this end, three specific objectives are proposed: first, to determine the main functions that archivists must fulfill under this law; second, to assess the competencies required in this context; and third, to identify the key elements for formulating guidelines that define the responsibilities in accordance with the current legal framework. Therefore, the study is structured into six sections: the first presents the introduction; the second outlines the research context; the third develops the conceptual framework; the fourth describes the methodological approach; the fifth analyzes the results; and the sixth proposes specific guidelines regarding the responsibilities of professional archivists within the legal framework.

Keywords

Guidelines, archival responsibility, transparency and access to information, Information management.

Clasificación JEL

HH83, D82, K23, I28, L86

1. Introducción

Existen diversos enfoques legales orientados al acceso a la información pública a nivel mundial. En el ámbito internacional, la Declaración Universal de los Derechos Humanos (DUDH) y los Objetivos de Desarrollo Sostenible enfatizan la importancia y pertinencia de este derecho. No obstante, a pesar de los avances en los distintos marcos regulatorios, persisten desafíos significativos, como el incumplimiento normativo, la corrupción y la falta de transparencia.

El acceso a la información ha sido un tema crucial a lo largo del tiempo. Sus antecedentes se remontan a la custodia de textos en monasterios y se consolidan con la invención de la imprenta, hecho que permitió la difusión masiva del conocimiento y una transformación cultural a escala global. En el plano jurídico, la abolición de la censura en Inglaterra (1695) constituyó un hito en la consolidación de la libertad de información; posteriormente, la Revolución Industrial fortaleció diversos elementos que sustentan los procesos de comunicación.

Con la Revolución Francesa y la creación de la DUDH, se afianzaron los derechos fundamentales incluida la libertad de expresión. Durante el siglo XX, acontecimientos como las guerras mundiales y la Guerra Fría evidenciaron un fuerte control de la información por parte de los gobiernos. En Estados Unidos, la aprobación de la Freedom of Information Act (FOIA) en 1966 y el surgimiento de Internet en la década de 1990 impulsaron la transparencia y el acceso público a la información. Por su parte, en Colombia, la Constitución Política de 1991 consolidó el reconocimiento de los derechos humanos y, en 2014, la promulgación de la Ley de Transparencia, estableció las bases para garantizar el acceso a la información pública en la gestión gubernamental.

En este contexto, el papel del archivista ha evolucionado en consonancia con los cambios históricos, adaptándose a los avances tecnológicos y a las demandas sociales de cada época. Sin embargo, a pesar de estos progresos, persisten retos importantes en la implementación efectiva de las políticas de acceso a la información y en la lucha contra la corrupción. Organismos internacionales como la Organización de las Naciones Unidas (ONU) y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) han destacado el papel de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en la protección de los derechos y en el acceso a la información, subrayando la necesidad de garantizar la privacidad y la libertad de expresión en entornos digitales mundo digital.

En 2024, diversos estudios analizaron la situación legislativa del acceso a la información en varios países latinoamericanos, evidenciando la necesidad de fortalecer la transparencia y la rendición de cuentas en la región. En Colombia, el archivista profesional desempeña un papel importante en el marco de la Ley de Transparencia, ya que es responsable de la preservación del patrimonio documental, de garantizar el acceso a la información y de facilitar la provisión ética y responsable de documentos públicos, contribuyendo así al fortalecimiento de la democracia y la memoria histórica. En ese sentido, resulta necesario precisar el propósito y las responsabilidades del archivista en relación con la Ley de Transparencia. La definición de estas responsabilidades y su formalización en directrices puede mejorar la formación profesional y promover una cultura de transparencia, considerando el impacto de las TIC, la inteligencia artificial y los derechos digitales en la gobernanza nacional. En este contexto, es fundamental delimitar las actuaciones del archivista conforme al código aplicable a su función y las implicaciones del uso adecuado de las unidades de información.

2. Antecedentes

El análisis cronológico de la investigación permitió identificar diversos estudios, cuyos principales aportes se presentan a continuación. En primer lugar, el trabajo de Bernal Galindo (2018) evalúa la calidad de los portales web de los ministerios según los principios de la Ley de Transparencia, concluyendo que varios de ellos cumplen con la obligación de informar sobre sus servicios. Por su parte, González Bedoya y Abril Daza (2018) comparan la legislación colombiana con la de otros países latinoamericanos, resaltando similitudes normativas, aunque sugieren que el Estado debería fomentar una mayor participación ciudadana.

Calderón Burbano (2019) analizó el avance en la implementación de datos abiertos en la Superintendencia de Industria y Comercio, evidenciando que, si bien se ha promovido la divulgación de información, la calidad de los datos resulta insuficiente. Posteriormente, Vargas y Vásquez (2022) investigaron la implementación de la Ley de Transparencia en municipios de Antioquia, encontrando que un número significativo de estos no cumplía con sus obligaciones.

En la misma línea, la investigación de Pirazán (2022), reveló una brecha importante en la accesibilidad de la Ley para personas con discapacidad visual en Bogotá.

Un año después, Muñoz Gómez (2023) desde su investigación argumenta que la integración de herramientas archivísticas con los estándares de la Ley de Transparencia evidencia una notable desconexión. Asimismo, Pulido Daza (2023) desarrolla un sistema teórico para los Derechos Digitales en Colombia, destacando la necesidad de fortalecer el marco normativo frente a los vertiginosos avances tecnológicos. Por último, Ulloa (2023) analizó el proceso de selección de la Corte Suprema para el Consejo Electoral y quiénes participaron, evidenciando la pérdida de habilidades técnicas en detrimento de las habilidades interpersonales.

3. Estructura conceptual

En esta sección se establece la relación entre los conceptos fundamentales y el entorno en el cual se desempeña el archivista. A continuación, se presentan los principales conceptos:

• Transparencia. Principio fundamental que promueve la apertura, la claridad y la accesibilidad de la información en la administración pública. Su objetivo es difundir información de interés público sin necesidad de solicitudes formales. Busca mejorar la administración pública mediante la solicitud de información a los estamentos oficiales. Para los fines, la transparencia pública, como herramienta, permite observar los acontecimientos del mundo real, es un instrumento regulador que respalda los derechos fundamentales (Palomares Herrera, 2022, p. 22).
• Acceso. Hace referencia al derecho de la ciudadanía a acceder a la información que obra en poder de las autoridades públicas o que se genera en el ejercicio de sus funciones. Como derecho fundamental, es reconocido por la legislación democrática, permite la fiscalización social de la administración pública. Existe un vínculo innegable con la democracia como herramienta crucial de comunicación entre las organizaciones gubernamentales y la ciudadanía (Carbonell, 2006, p. 4).
• Información pública. Comprende datos y documentos accesibles a la ciudadanía, usualmente recopilados y gestionados por instituciones gubernamentales y otros entes públicos. En Colombia, su acceso está regulado legalmente para proteger los derechos civiles, también se establecen las obligaciones de las dependencias gubernamentales para proporcionarla. Su difusión es esencial, permite comprender la gestión de los recursos públicos. Asimismo, es una herramienta que permite supervisar el cumplimiento de las prácticas gubernamentales (Ineratity, 2010).
• Archivistas. Son responsables de la gestión, conservación y el acceso a la información. Sus funciones están orientadas a garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad a largo plazo de la información. Aunque sus responsabilidades pueden variar según el contexto laboral, en términos generales deben asegurar la fiabilidad y el acceso equitativo a la información pública, evitando su manipulación, alteración o falsificación. Asimismo, deben garantizar la confidencialidad y la protección de datos sensibles conforme a la normativa vigente (Sociedad de Archivistas Estadounidenses, 2024).
• Transparencia y acceso a la información pública. Este concepto fomenta la rendición de cuentas, la participación ciudadana y la confianza en las instituciones gubernamentales. Implica el desarrollo de una cultura organizacional centrada en el ciudadano y resalta la importancia de las políticas y prácticas democráticas orientadas a la mejora continua de la gobernanza. Según la Corporación Transparencia por Colombia (2010), el marco jurídico, político, ético y organizacional de la administración pública debe guiar las acciones de todos los funcionarios en Colombia. Esto implica una gobernanza abierta y transparente sujeta al escrutinio público (Muñoz Peña, 2024).
• Perfil. Los Archivistas Profesionales fomentan la participación, la interacción y la creatividad al proporcionar los recursos (Partridge et al., 2010, p. 30). Sus competencias les permiten conectar la tecnología, la formación y el usuario en conjunto, estructurando canales de comunicación que responden a las necesidades emergentes (Pulido Daza & Garzón Cárdenas, 2014, p. 116). En este sentido, su función social consiste en promover el acceso al conocimiento a través de las TIC, facilitando la educación y la participación social, independientemente de factores políticos, las barreras lingüísticas o las circunstancias económicas (p. 117).
• Derechos Digitales (DD). Se orientan a proteger y promover la dignidad, la libertad y la igualdad de la ciudadanía en entornos digitales. Por tanto, la función principal de los archivistas no está limitada a organizar y gestionar documentos, también son mediadores de los derechos fundamentales. Para cumplir con esta responsabilidad, los archivistas deben poseer un conocimiento profundo de las normativas legales y éticas, competencias tecnológicas y un firme compromiso con el servicio público. De este modo, los archivistas son mediadores entre el Estado y la ciudadanía (Gobierno de España, 2021).

4. Enfoque Metodológico

El enfoque adoptado en esta investigación fue de carácter cualitativo y documental. Su objetivo es comprender la realidad a partir de un análisis exhaustivo de diversas fuentes documentales, lo que permite una construcción significativa. En este caso, se recopilaron datos descriptivos de manera interpretativa, con énfasis sistemático para describir las características de variables y fenómenos, con lo cual se pueden descubrir relaciones causales sin presuponer construcciones ni relaciones a priori (Quecedo & Castaño, 2002).

El estudio presenta un alcance descriptivo, cuyo objetivo es caracterizar conjuntos homogéneos mediante criterios sistemáticos que permitan determinar la estructura y el comportamiento de los fenómenos analizados. Asimismo, proporciona información sistemática comparable con otras fuentes, lo que fortalece la validez del análisis (Guevara, Verdesoto & Castro, 2020, p. 166).

El método empleado fue el análisis documental, el cual permitió una comprensión exhaustiva y coherente de los fenómenos investigados. Para ello, se utilizaron leyes, informes, libros, artículos, así como documentos audiovisuales, digitales y electrónicos, impulsando una base sólida para fundamentar las teorías, además de permitir la identificación de patrones al interior de un marco estructurado (Espinoza & Rincón, 2024).

Adicionalmente, se incorporó la técnica de la observación, entendida como un proceso que permite abordar el fenómeno desde una perspectiva multifacética. A través de esta técnica, se identificaron características comunes y se establecieron comparaciones entre autores, normativas nacionales e internacionales y otras fuentes relevantes. Este enfoque permitió construir un contexto situacional que facilitó la descripción y el análisis de la realidad investigada (Bernal, 2018, p. 40). Por consiguiente, se utilizaron matrices comparativas de requisitos como herramientas de apoyo metodológico, las cuales permitieron organizar la información y fortalecer el análisis de los datos recolectados.

5. Análisis de Resultados

Para lograr el primer objetivo específico, se desarrollaron cinco categorías, a saber:

Figura 1. Categorías Específicas

Fuente: (Escudero, 2025).

El análisis sostiene que los archivistas, en tanto agentes de cambio, tienen la capacidad de promover la transparencia y el acceso a la información. Su labor apoya y soporta la gobernanza responsable y abierta. Su rol igualmente abarca la gestión eficaz de la información mediante la educación cívica, hacia la participación ciudadana y la democracia. Su compromiso cívico les permite desarrollar habilidades de gestión de información y participar activamente en la política. Asimismo, les da las herramientas para promover el acceso al conocimiento a través de las TIC, mejorando su interacción con la comunidad, independientemente de las opiniones políticas, las barreras lingüísticas o las circunstancias económicas (Pulido & Garzón, 2014, p. 117).

Es un “Anfibio Cultural” significa que funciona eficazmente en diferentes contextos y, a la vez, facilita una comunicación fructífera entre ellos, transfiriendo fragmentos de verdad (o moralidad) de un contexto a otro (Mockus, 1994, p. 127). En cuanto a las competencias —entendidas como la capacidad y disponibilidad de perspicacia ética, intelectual y social—, el archivista debe contar con una base sólida en las siguientes áreas: 1) conocimientos fundamentales; 2) habilidades (dominio), donde la suma de conocimientos y habilidades se denomina competencias; y 3) actitudes. De ello se deduce que la competencia es la suma de competencias, es decir, el conocimiento combinado con las habilidades y actitudes de cada individuo (Ríos, 2008, p. 9).

El análisis se realizó a partir de cuatro perspectivas del desarrollo profesional: expertos, empleadores, profesionales y estudiantes. Cada una de ellas permite identificar los siguientes aspectos:

• Primero. Los expertos señalan que la profesión archivística en Colombia se caracteriza por un conocimiento especializado en gestión de la información. Asimismo, recomiendan fortalecer las competencias en tecnología, gestión y liderazgo.
• Segundo. Los empleadores destacan que los archivistas se distinguen por su experiencia, sentido de la responsabilidad y compromiso con la comunidad. Entre sus responsabilidades incluyen la capacitación de usuarios, la promoción de la alfabetización digital y la gestión de colecciones de información. No obstante, su experiencia técnica es limitada, pues centran sus conocimientos en aspectos técnicos y carecen de suficiente conocimiento cultural y tecnológico, así como de habilidades en comunicación y liderazgo.
• Tercero. Se identifica un fuerte sentido de pertenencia a la profesión; sin embargo, no se observa una identidad profesional claramente definida. A pesar de ello, los archivistas manifiestan altos niveles de entusiasmo y satisfacción por su ejercicio profesional y valoran los aportes de su formación.
• Cuarto. Los estudiantes reportan que la formación se evalúa positivamente tanto en los aspectos teóricos como prácticos, así como en las habilidades de comunicación y pensamiento crítico, aunque se observa falta de dominio en referencia a los idiomas (Vallejo, 2018).

En este marco, la identidad del archivista puede comprenderse a partir de cuatro procesos de apropiación: acercamiento, construcción, consolidación y reafirmación, los cuales se desarrollan de manera dinámica:

• Acercamiento. Los futuros archivistas se ven influenciados por sus familias e instituciones educativas, las cuales moldean sus expectativas y planes de carrera.
• Construcción. La identidad se forma a través del conocimiento especializado y las interacciones con profesores y compañeros. Este proceso fortalece la identidad o puede generar crisis cuando las expectativas iniciales chocan con la realidad.
• Consolidación. Los archivistas reflexionan sobre su identidad profesional y cómo son percibidos. Entre los factores que influyen se encuentran la experiencia laboral, los beneficios de su formación, el cumplimiento de las expectativas profesionales, la empleabilidad y la graduación.
• Reafirmación. Referida a la autoimagen positiva y a la capacidad de adaptación al cambio. Las crisis de identidad pueden conllevar cambios en el conocimiento, el perfil y las características del entorno laboral. La construcción de la identidad es un proceso no lineal influenciado por las características individuales y el contexto social, lo que significa que la identidad se reconstruye constantemente (Vallejo, 2018).

Por otra parte la revisión indica que, el archivista funge como elemento clave en la implementación y supervisión de los principios establecidos por la Ley de Transparencia. En lo que respecta a sus funciones, la Ley esclarece:

• Garantizar el acceso efectivo y accesible a la información pública para todos.
• Equilibrar el derecho a la información, la gestión ética y la protección de los derechos fundamentales, además de regular la clasificación de la información sensible.
• Promover la rendición de cuentas, asegurar que la información sea accesible, comprensible y esté actualizada.
• Contribuir al cumplimiento del marco legal mediante el monitoreo y la aplicación de la ley utilizando las TIC.
• Promover la inclusión y la igualdad de oportunidades en el acceso a la información y fortalecer la participación ciudadana.
• Colaborar con la sociedad civil para integrar el derecho a la información en la educación formal.
• Garantizar la integridad de los documentos mediante la implementación de estrictas medidas de seguridad e instrumentos (Escudero, 2025).

A partir de lo anterior, resulta particularmente notable la homogeneidad en la aplicación de los principios, procedimientos y herramientas de gestión de la información, derivada de las funciones, la administración y el uso de los recursos públicos (Muñoz Gómez, 2023). Por lo tanto, es irrelevante si los archivos son públicos o privados; como señaló Silva (2018), el activo más valioso de cualquier sistema de información es la ubicación física donde se almacena.

En cuanto al segundo objetivo específico, se distinguen las siguientes categorías:

Figura 2. Definición de Categorías

Fuente: (Escudero, 2025).

Como señalaron González y Abril (2018), las competencias de los archivistas, según la Ley de Transparencia, deben incluir el desarrollo y la usabilidad de la información en los procedimientos y servicios disponibles a través de las TIC. También indicaron que existen habilidades divididas en tres grupos:

Figura 3. Clasificación de Habilidades

Fuente: (Escudero, 2025).

Al integrar estas habilidades, los archivistas pueden mejorar su perfil profesional sin dejar de cumplir con sus deberes y principios éticos. Por lo tanto, el razonamiento, el pensamiento crítico y la resolución de problemas, son necesarias para para evaluar la calidad de la información, al igual que constituyen la base del pensamiento crítico y la toma de decisiones informadas.

De esta manera, el archivista profesional, concebido como mediador cultural, se transforma en un “Diplomático de la Información y el Conocimiento”. Su papel como mediador implica una crítica constructiva orientada a la transparencia y la veracidad. En este contexto, debe ser capaz de promover el diálogo entre los diversos actores de la sociedad, lo que requiere una profunda comprensión del intercambio de ideas para lograr un entendimiento común.

Desde una perspectiva filosófica, el archivista, en el marco de la Ley de Transparencia, puede definirse como, un agente crítico y comunicativo que actúa conforme a los principios de transparencia, ética y búsqueda del conocimiento. En este sentido, posee una sólida conciencia social, al reconocer la importancia de la crítica, la comunicación y la comprensión para la construcción de una sociedad informada y democrática.

Su rol trasciende la función técnica, ya que no se limita únicamente a la gestión documental; por el contrario, sus competencias profesionales integran tanto habilidades prácticas como un conocimiento contextual amplio. En este marco, la Ley de Transparencia funge como instrumento regulador que establece los principios fundamentales, los cuales se articulan con la búsqueda del conocimiento objetivo y la promoción de una crítica constructiva.

Observar al archivista como un diplomático le otorga un conjunto de competencias en relación a la ley, entre las cuales se destacan las siguientes:

• Conocimientos jurídicos. Capacidad para comprender y aplicar las normas jurídicas en diversos contextos. Las competencias específicas incluyen:
  • Interpretación jurídica: Capacidad para analizar y aplicar leyes, reglamentos y jurisprudencia.
  • Derecho comparado: Conocimiento de los sistemas jurídicos de diferentes países y su aplicación.
  • Ética profesional: Comprensión de los principios éticos que rigen la práctica jurídica.
  • Resolución de conflictos: Técnicas de mediación y resolución de disputas.
• Conocimiento del entorno digital. Compensación de los derechos y responsabilidades de los ciudadanos en el entorno digital. Las competencias específicas son:
  • Uso responsable de la tecnología: Capacidad para utilizar las herramientas digitales de manera ética y responsable.
  • Protección y seguridad de datos en línea: Conocimientos en materia de protección de datos y seguridad de la información.
  • Ciberacoso e incidentes en línea: Capacidad para reconocer comportamientos inapropiados y responder adecuadamente ante estos.
  • Participación cívica digital: Capacidad para participar en actividades a través de plataformas digitales.
• Comprensión de la estructura estatal. Conocimiento de la organización del Estado y las funciones de sus diversas instituciones. Las competencias específicas incluyen:
  • Conocimiento institucional: Conocimiento de las funciones y responsabilidades de los poderes nacionales.
  • Proceso legislativo: Comprensión del proceso legislativo y la aprobación de leyes.
  • Relaciones gubernamentales entre los distintos niveles de gobierno: Conocimiento de la interacción entre los distintos niveles de gobierno.
  • Derechos y deberes ciudadanos: Comprensión de los derechos que otorga el Estado y los deberes de los ciudadanos.
• Conocimiento de los DD. Comprensión de los derechos ciudadanos en el entorno digital. Las competencias específicas son:
  • Derechos de Acceso a la Información: Conocimiento del derecho ciudadano para acceder a la información pública en línea.
  • Libertad de Expresión: Entendimiento de las limitaciones y protecciones de la libertad en línea.
  • Derechos de Protección de Datos: Conocimiento legal de la protección de la información personal de los usuarios en el entorno digital.
  • Responsabilidad Social: Comprensión del impacto social y ético de las acciones en el ámbito digital (Escudero, 2025).

En lo que respecta a las responsabilidades, el análisis sugiere que estas, junto con los deberes y principios éticos garantizan el equilibrio en la labor del archivista, pues fundamentan la gestión y organización de los recursos de información. En el marco de la Ley de Transparencia, su labor implica un compromiso con la comunidad. En consecuencia, además de sus competencias técnicas, el archivista debe propiciar entornos que garanticen la igualdad mediante procedimientos que aseguren un acceso adecuado a la información.

En relación a lo anterior, el archivista debe prestar especial atención a las necesidades cambiantes de la sociedad, con el fin de responder a desafíos actuales como la desinformación y la brecha digital. Asimismo, sus responsabilidades constituyen la base para construir relaciones de confianza con la comunidad. La ley advierte principios como la intimidad del usuario, la imparcialidad y la defensa de la libertad de acceso a la información.

Los deberes del archivista no se limitan a ser un conjunto de tareas administrativas, pues también son deberes que dirigen hacia lo ético, donde el archivista asume la función de acto de servicio hacia la comunidad, pues se encuentra en la propia encrucijada de la información, la conservación de la memoria y la administración de documentos e información. Asimismo, y en relación a los deberes éticos (integridad, imparcialidad y transparencia), no únicamente dirigen la praxis profesional, también garantizan que esta práctica se oriente hacia el público. Así, la integridad se asocia a la autenticidad de la información, mientras que la imparcialidad se relaciona con la selección y el acceso sin ningún tipo de sesgo.

Por otra parte, la responsabilidad social del archivista debe entenderse como un componente inherente al tejido social. En este sentido, se articula con la responsabilidad del Estado, dado que la adecuada gestión de la información pública contribuye a la estabilidad democrática, así como la participación ciudadana en los procesos estatales y nacionales.

Finalmente, en el contexto de la era digital, se incrementan las exigencias tecnológicas del archivista. Por ello, no solo debe dominar la gestión documental, sino también contar con formación en preservación y acceso a los archivos en múltiples formatos —digitales, electrónicos y físicos—. Todo lo anterior resalta la necesidad de conocer la estructura normativa en el ámbito nacional e internacional.

6. Propuesta directrices sobre las responsabilidades

En el desarrollo de la investigación se identificaron requisitos necesarios para la implementación de directrices, de carácter legal, técnico y tecnológico. En este sentido, la propuesta puede ser aplicada tanto en entidades públicas como privadas que gestionen información pública.

Figura 4. Distribución de la propuesta

Fuente: (Escudero, 2025).

Ejes del Modelo

El modelo está formado por cuatro ejes que se relacionan con un objetivo, un proceso y algunas acciones. Los ejes son Estado, Instituciones Educativas y Orientadoras, Ámbito Laboral, y Profesional Archivista.

Figura 5. Ejes vinculantes

Fuente: (Escudero, 2025).

Directrices propuestas

• Acceso a la información. Tanto los DD como la Ley de Transparencia establecen el acceso a la información como un principio fundamental. En este contexto, los archivistas, a través de su gestión, facilitan dicho acceso y promueven el derecho ciudadano.
• Protección de datos personales. Los archivistas deben ser conscientes de la necesidad de proteger los datos adoptando las prácticas y procedimientos contemplados por la legislación. Esto es importante en el contexto de los DD donde la privacidad es un factor fundamental.
• Promoción de la transparencia. La ley exige a las entidades públicas que proporcionen a los ciudadanos información de manera activa. Los archivistas, además de asegurar que la información se encuentra disponible a los ciudadanos y en un formato comprensible, facilitan que los ciudadanos perciban la existencia de una cultura de transparencia organizacional.
• Educación y conciencia. El archivista tiene la misión de educar a la sociedad para que conozca sus DD, lo que supone crear conciencia en la sociedad sobre su derecho a saber qué está haciendo el gobierno.
• Ética y responsabilidad. La ética del archivista implica que trabaje por el bien de la sociedad, luchando por la transparencia de la gestión pública y protegiendo los derechos fundamentales (Escudero, 2025).

Procesos del Modelo

• Proceso crear. Comprende el conocimiento y la información generada desde todos aquellos que intervienen en el modelo; se trata de la recolección de experiencia, reflexión y creatividad.
• Proceso gestionar. Aborda el conocimiento y la información generados desde todos los actores que intervienen, a través de la aplicación, el desarrollo y el uso de herramientas o instrumentos propios de la gestión documental.
• Proceso compartir. Las piezas documentales, herramientas y demás recursos elaborados deben ser divulgados y compartidos desde la gestión documental.
• Proceso aplicar. Se implementa el conocimiento y la información adquirida en las estrategias pedagógicas necesarias en la formación profesional integral.
• Proceso evaluar. Este proceso se encarga de recopilar, analizar y organizar el conocimiento y la información producida ligada a los requerimientos y necesidades de los grupos que interpelan la Ley de Transparencia (Escudero, 2025).

Elementos y Acciones del Modelo

Estado

• Constitución Política. Garantiza el derecho a la información y la libertad de expresión.
• Ley 1712 de 2014. Establece el derecho de acceso a la información pública.
• Decreto 103 de 2015. Reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014.
• Decreto 1081 de 2015. Establece la obligatoriedad de publicar el directorio de funcionarios públicos y contratistas en el Sistema de Gestión del Empleo Público (SIGEP).
• Ley 1755 de 2015. Regula el Derecho Fundamental de Petición y sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
• Ley 1437 de 2011. Expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
• Convenio 169 de la OIT. Enfatiza los términos de la DUDH, del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, y de los instrumentos internacionales sobre la prevención de la discriminación (Corte Constitucional de Colombia, 2024).
• Convención Interamericana contra la Corrupción. Tratado internacional que instaura las obligaciones y los principios para contrarrestar la corrupción.
• Principios de la Ley de Transparencia. Conjunto de valores y conceptos que orientan la conducta:
  • Responsabilidad en el uso de la información: Cualquier persona que haga uso de la información proporcionada por los sujetos obligados deberá atender a la misma.
  • Transparencia: Toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en la ley se presume pública.
  • Buena fe: Todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará de manera honesta, leal y sin intención indebida.
  • Facilitación: Los sujetos obligados deben facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
  • No discriminación: Los sujetos obligados deben entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin distinciones.
  • Gratuidad: El acceso a la información pública es gratuito.
  • Celeridad: Agilidad en el trámite y la gestión.
  • Eficacia: Impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales.
  • Calidad de la información: La información pública deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar en formatos accesibles.
  • Divulgación proactiva: Los sujetos obligados deben promover y generar una cultura de transparencia, atendiendo los límites razonables de talento humano, recursos físicos y financieros (Secretaría Jurídica Distrital, 2024).

Instituciones Educativas y Orientadoras

• Proteger, conservar y custodiar la integridad de los documentos.
• Integrar los principios archivísticos.
• Asegurar el valor de los documentos.
• Otorgar el valor como testimonio.
• Proteger los documentos a lo largo del ciclo vital.
• No imponer restricciones arbitrarias sobre el acceso a la información y la documentación.
• Garantizar la privacidad de la documentación.
• Mantener integridad, objetividad e imparcialidad.
• Mejorar su formación y experiencia.
• Fomentar valores éticos en su profesión.

Funciones

• Cumplir con las leyes y reglamentos sobre el acceso a la información pública.
• Elaborar y mantener actualizados los instrumentos de gestión de la información.
• Publicar proactivamente información pública en canales establecidos, como sitios web y portales de transparencia.
• Responder a solicitudes de acceso a esta información según la ley, asegurando la máxima publicidad y respetando las excepciones legales y constitucionales.
• Capacitar funcionarios públicos en transparencia y acceso a la información, así como generar estadísticas.
• Fomentar la participación ciudadana, el control social, la rendición de cuentas y la lucha contra la corrupción.

Competencias

• Estar informado sobre los procedimientos y la tecnología emergente.
• Comunicación y orientación al servicio público.
• Competencias y uso de TIC.
• Inclusión y acceso equitativo.
• Colaboración interinstitucional.
• Evaluación y análisis crítico de procesos.
• Habilidades (empatía y trabajo en equipo).
• Conocimiento en Derecho.
• Conocimiento de Ciudadanía Digital.
• Entendimiento de la Estructura del Estado.
• Conocimiento de los Derechos Digitales del Ciudadano (Escudero, 2025).

Ámbito Laboral

Responsabilidad profesional

Responsabilidades Decreto 103 de 2015

• Los archivistas deben crear y gestionar el Programa de Gestión Documental.
• El archivista debe asegurar que la información pública se publique en los formatos y plataformas adecuados, cumpliendo con los estándares solicitados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
• El archivista debe establecer y gestionar medios idóneos para recibir solicitudes de acceso a la información.
• El archivista debe garantizar que toda la información sea accesible, cumpliendo con las directrices sobre accesibilidad para personas con discapacidad y grupos étnicos, en todos los soportes.
• El archivista tiene la responsabilidad de implementar políticas de transparencia activa en la gestión pública.
• El archivista debe participar en programas de capacitación para sensibilizar a otros funcionarios.
• El archivista debe llevar seguimiento adecuado a las solicitudes recibidas, el cual se articula con los plazos establecidos para las respuestas.

Responsabilidades Sociales

• Implementar políticas de gestión documental que aseguren la gestión y el acceso.
• Desarrollar sistemas de clasificación y catalogación de documentos.
• Asegurar la adecuada conservación de documentos, acorde a los lineamientos de la normatividad vigente.
• Capacitar a los funcionarios públicos sobre la importancia de la gestión documental, promoviendo la cultura de transparencia.
• Colaborar en la atención de las solicitudes de información, garantizando que se respondan de manera oportuna y adecuada.
• Crear y mantener actualizados los instrumentos de consulta que faciliten el acceso a la información.
• Asegurar que la entidad cumpla con las disposiciones normativas vigentes.
• Fomentar prácticas de transparencia dentro de la organización.
• Participar en procesos de auditoría y control interno relacionados con la gestión de la información.
• Brindar asesoría a los directivos y funcionarios sobre la mejor manera de gestionar la información pública (Escudero, 2025).

Responsabilidades contexto IA y DD

• El archivista debe asegurarse de que los documentos y archivos se clasifiquen y organicen de manera que faciliten el acceso.
• El archivista debe garantizar que la información esté disponible y sea accesible, usando herramientas de IA o TIC.
• Con el uso de la IA, el archivista debe asegurarse de que se cumplan las normativas nacionales de protección de datos.
• Los archivistas deben mantener actualizados los instrumentos del Plan Institucional de Archivos (PINAR), así como aplicar TIC e IA en pos de mejorar la gestión.
• Resulta importante que el archivista participe en procesos de capacitación y sensibilización sobre la Ley de Transparencia.
• Establecer mecanismos de supervisión para garantizar que la información cumpla los criterios de calidad y pertinencia.
• Los archivistas deben colaborar con otras entidades y organismos para garantizar la coherencia en la aplicación de la Ley de Transparencia y el uso de la IA.
• Participar en el desarrollo y la implementación de políticas de gestión documental que contemplen el uso de herramientas de IA y TIC (Escudero, 2025).

Responsabilidades contexto TIC

• Las TIC permiten la digitalización de documentos y la creación de plataformas donde la ciudadanía puede consultar información.
• Se alinea con la Ley de Transparencia, porque exige a las entidades públicas desarrollar estrategias para la publicación proactiva.
• La implementación de TIC facilita la gestión documental, asegurando que la información esté disponible para consulta.
• En el contexto de la Ley de Transparencia, resalta la adopción de prácticas que protejan y valoren el patrimonio documental.
• Las TIC facilitan la creación de mecanismos que permitan a los ciudadanos observar la información de manera crítica, mejorando el control social (Escudero, 2025).

Elementos subsecuentes del modelo

La propuesta se fundamenta en cuatro elementos complementarios: tecnología, personas, procesos y cultura, sobre los cuales se estructura y articula el modelo.

Figura 6. Elementos Subsecuentes

Fuente: (Escudero, 2025).

Cumplimiento legal

De acuerdo con lo establecido en el artículo 4 de la Ley de Transparencia, el derecho al acceso a la información implica el deber correlativo de divulgar de manera proactiva la información pública, así como responder a las solicitudes de acceso con buena fe, idoneidad, veracidad, oportunidad y accesibilidad.

En este sentido, se establece la obligación de crear, producir y gestionar la información pública mediante instrumentos archivísticos adecuados. Para garantizar el cumplimiento de lo anterior, los sujetos obligados tendrán que poner en marcha procesos archivísticos que aseguren la disponibilidad de dicha información a largo plazo.

7. Conclusiones

La investigación evidencia que la Ley de Transparencia, en lo concerniente al rol del archivista, exige un fortalecimiento significativo en las habilidades que lo integran, con especial énfasis en su dimensión social. En este sentido, el archivista se configura como un gestor de información que promueve la participación ciudadana y la educación, sin distinción de posturas políticas, barreras idiomáticas o condiciones económicas. Su propósito se orienta a contribuir al desarrollo humano y al acceso a condiciones de vida dignas.

Asimismo, el estudio permitió identificar que la identidad profesional del archivista se compone de cuatro etapas esenciales que lo acompañan a lo largo de su formación y consolidación profesional. Estas etapas favorecen un proceso continuo de autorreflexión sobre la percepción propia y la percepción externa, lo que implica reconocer que su identidad se encuentra en permanente construcción y reafirmación.

De lo anterior se desprende que el archivista desempeña un papel clave en la implementación de la Ley de Transparencia, al fundamentar su cumplimiento mediante el desarrollo de herramientas y procesos documentales, inherentes a las organizaciones desde una mirada transversal. Su labor es consiste en diseñar y consolidar programas, instrumentos, políticas y productos documentales que promuevan una cultura de transparencia en la gestión pública, orientando su ejercicio hacia la responsabilidad social.

En este marco, la investigación concibe al Archivista como un “recontextualizador”, es decir, como un agente capaz de situar el conocimiento en contextos específicos y de facilitar su adecuada circulación. Para ello, se apoya en sus competencias, deberes y principios éticos, concebidos como la triada fundamental para llegar al desarrollo de habilidades de pensamiento y al análisis crítico. En este sentido, es el encargado de mantener el equilibrio entre el acceso, la protección de los datos y los derechos, lo que le hace responsable de la integridad de la información dentro de cualquier ecosistema organizacional.

Adicionalmente, el archivista puede ser comprendido como un “diplomático de la información y el conocimiento”, entendido como aquel agente crítico y comunicativo que trabaja desde los principios de la transparencia, de la ética, de la búsqueda del conocimiento y con un marcado sentido social, que reconoce la crítica, la comunicación y la comprensión como componentes en la construcción de una sociedad informada y democrática.

En consecuencia, y en concordancia con las exigencias de la Ley de Transparencia, el archivista orienta su ejercicio profesional hacia el saber hacer en contexto. Esto implica que, además de gestionar recursos informativos, asume un compromiso con la comunidad, promoviendo la creación de espacios que garanticen el acceso equitativo a la información pública. De este modo, su intervención en la población da un paso adelante en la construcción de una administración pública transparente, responsable e inclusiva.

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