Propuesta de metadatos para la descripción de la serie documental Historias Laborales en entidades públicas y privadas*
Metadata proposal for the description of the documentary series Labor Histories in public and private entities
Nelson Javier Pulido Daza**
Harly Dayan Lamprea Barragán***
*Artículo resultado del proyecto de investigación “Propuesta de metadatos para la descripción de las historias laborales de la Secretaría Distrital de Planeación” como monografía de la Maestría en Gestión de la Información Documental de la Universidad de La Salle-Bogotá - Colombia
*Abogado, Universidad Católica de Colombia, Bogotá, Colombia. Bibliotecólogo y Archivista, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. Doctor en Información y Documentación, Universidad de Salamanca, Salamanca, España. Doctor en Ciencias Humanas, Universidad del Zulia, Maracaibo, Venezuela. Magíster en Docencia Universitaria, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. Especialista en Sistemas de Información, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. Profesor investigador, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. Miembro del grupo de investigación Información, Desarrollo y Sociedad. ORCID: https://orcid.org/0000-0002-2840-9962 Correo electrónico: njpulido@unisalle.edu.co
**Magister en Gestión Documental y Administración de Archivos, Universidad de La Salle, Bogotá, Colombia. Profesional en Ciencias de la Información, Bibliotecología y Archivística, Uninpahu, Bogotá, Colombia. Tecnóloga en Gestión Documental del SENA, Bogotá, Colombia. Correo electrónico: hlamprea64@unisalle.edu.co
Fecha de recepción: 04 de junio de 2025
Fecha de aceptación: 10 de junio de 2025
Fecha de publicación: 30 de junio de 2025
Pulido Daza, N. J. y Lamprea, H. D. (2025).Propuesta de metadatos para la descripción de la serie documental Historias Laborales en entidades públicas y privadas, Revista Criterio Libre, 23 (42). https://doi.org/10.18041/1900-0642/criteriolibre.2025v23n42.12881
Resumen
El artículo aborda la descripción archivística mediante el uso de metadatos relacionados con la serie documental de Historias Laborales (HL), la cual posee actualmente valores probatorios. El objetivo general consiste en desarrollar una propuesta homogénea de metadatos destinada a la descripción de la serie HL sustentable para las organizaciones públicas y privadas. Para ello, se plantean los siguientes objetivos específicos: en primer lugar, analizar las condiciones de descripción existentes en la documentación de las HL en las organizaciones; en segundo lugar, identificar los tipos de metadatos más adecuados para la descripción de la serie HL; y, en tercer lugar, diseñar una propuesta de metadatos descriptivos orientada específicamente a la serie HL. Estos objetivos se articulan en función de responder a la siguiente interrogante: ¿Qué tipos de metadatos son los más idóneos para lograr una descripción integral relativa a las HL correspondientes a las entidades públicas y privadas? La metodología adoptada corresponde a un enfoque cualitativo, dada la posibilidad de comprender e interpretar la realidad investigada, así mismo, parte del análisis teórico y conceptual correspondiente a la descripción archivística y los metadatos. Los principales resultados indican que las HL presentan un importante vínculo en la acción laboral y su valor probatorio, lo que enmarca mayores desafíos en los aspectos administrativos, jurídicos y tecnológicos. Las conclusiones establecen que los metadatos y la descripción archivística pueden ser entendidas desde una concepción unificada y relacional dado el enfoque representativo que posee la información si esta se presenta de manera estructurada y consistente.
Palabras clave
Descripción archivística, Metadatos, estándares de descripción e Historias laborales.
Clasificación JEL
C81, L86
Abstract
The article addresses archival description using metadata related to the Labor Histories (HL) documentary series, which currently holds evidentiary value. The main objective is to develop a homogeneous metadata proposal aimed at the description of the HL series in a sustainable manner for both public and private organizations. To achieve this, the following specific objectives are proposed: first, to analyze the existing description conditions in HL documentation within organizations; second, to identify the most appropriate types of metadata for describing the HL series; and third, to design a proposal of descriptive metadata focused on the HL series. These objectives are articulated to answer the following question: What types of metadata are most suitable for achieving a comprehensive description of HL pertaining to public and private entities? The adopted methodology corresponds to a qualitative approach, considering the possibility of understanding and interpreting the reality under investigation, as well as being based on the theoretical and conceptual analysis related to archival description and metadata. The main results indicate that HL records have a significant connection to labor actions and their evidentiary value, which presents greater challenges in administrative, legal, and technological aspects. The conclusions establish that metadata and archival description can be understood from a unified and relational conception, given the representative approach of information when it is presented in a structured and consistent manner.
Keywords
Archival description, Metadata, description standards, labor histories.
JEL Clasification
C81, L86
1. Introducción
El origen y la evolución de la descripción archivística ha experimentado transformaciones significativas en cuanto a su razón de ser y propósito. Esta actividad, desarrollada desde la antigüedad, surgió con la creación de registros vinculados a las diligencias diarias. Originalmente, no existía un sistema formal ni estándares estructurados que facilitaran su gestión. A través del tiempo, la descripción archivística se ha transformado gradualmente, obedeciendo a la evolución humana, los cambios técnicos y tecnológicos, la integración de estándares y el creciente volumen de los soportes en los cuales reposa la información.
En sus inicios, la descripción archivística se concebía como una práctica orientada a facilitar la búsqueda y localización de la información, depositada en soportes poco convencionales. Tales registros evidenciaban el quehacer administrativo y financiero de las comunidades, es decir, que estos listados constituían los primeros vestigios de la descripción documental (Duff 2008, citado por Llanes, 2011). Posteriormente, durante la Edad Media, la religión adopto un papel importante en el desarrollo de la descripción archivística, aunque fuese un tanto rudimentaria, el almacenar información mediante anotaciones permitía comprender el contenido de los documentos, aunque su acceso era limitado, dado que los mismos eran custodiados en monasterios y catedrales.
En la Edad Moderna, surgió un nuevo valor relacionado a la descripción archivística, el documento paso a ser tratado como “evidencia”, siendo este un concepto jurídico, el cual responde a que los documentos almacenados en los archivos constituyen un testimonio auténtico de acciones pasadas, razón por la cual se describen y preservan. Así mismo, se originaron instrumentos especializados como los inventarios y los catálogos, permitiendo el desarrollo de mejores prácticas para la organización de la información (Llanes, 2011).
En la Edad Contemporánea, su contribución fue influenciada por las nuevas tecnologías y la creación de teorías, conceptos y principios, claves para cimentar bases teóricas fiables a través de autores representativos. En 1943 se publica Manual de Administración de Archivos por Hilary Jenkinson, allí se instaura el principio de procedencia, el cual argumenta que los documentos deben ser conservados de tal manera que se evidencie y respete su origen. En 1961 Theodore Schellenberg otorga un enfoque más funcional, en Técnicas Descriptivas de Archivos, definiendo la descripción archivística como el conjunto de actividades desarrolladas por el archivero con la finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el acceso a los fondos documentales, en cualquiera de sus niveles (Bonal, 2001).
Durante las décadas de 1980 y 1990, el Consejo Nacional de Archivos (ICA), promovió la necesidad de crear estándares universales para la descripción archivística, razón por la cual en 1995 se publica la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD G), la cual se consolida como guía general para la elaboración de descripciones archivísticas y emite reglas que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o el soporte de los documentos de archivo (Consejo Internacional de Archivos, 1999). Uno de los principios clave introducidos por la ISAD G, es la descripción multinivel, la cual consiste en organizar los documentos de archivo en una concepción jerárquica que va de lo general a lo particular, priorizando los niveles superiores sobre los inferiores del fondo a la unidad documental García (2021). En 2004 se publicó la Norma Internacional sobre Registros de Autoridad Archivística para Personas, Familias y Entidades (ISAAR CPF), extendiendo la normalización de la ICA con la estandarización para la creación de registros de autoridad exclusivamente de instituciones, familias y personas.
En la era digital, la revolución tecnológica y el volumen de datos, el concepto de descripción archivística, también conglomera el rol de los profesionales. Por un lado, adquirió nuevos desafíos en relación a su incorporación con los sistemas de información, a fin de garantizar la autenticidad y veracidad de la información; por otra parte, también oriento la adquisición de habilidades y competencias que permitan a los profesionales ser más eficientes en el manejo de las herramientas tecnológicas dinamizando la profesión.
Por lo anterior, surgen nuevas prácticas, como el uso de metadatos para la descripción archivística. Los metadatos contemplan aspectos como el contenido, el contexto y la estructura. Según Greenberg (2005, citado por Mayernik, 2023), los metadatos son atributos de datos que describen, aportan contexto, indican la calidad, o documentan características de un documento o dato. Sin embargo, cabe resaltar que el mundo de los metadatos es bastante amplio y su implementación debe definirse dependiendo las necesidades o el objetivo de la organización.
Un caso específico de aplicación puede observarse en una serie documental universal y que se produce en cualquier entidad, tal es el caso de las Historias Laborales. Documentos que atendiendo a su ciclo vital no pueden ser eliminados. Corresponden a archivos de contenido histórico, los cuales sustentan decisiones administrativas, médicas y legales, además de servir como soportes en la toma de decisiones, razón por la cual su gestión debe garantizar prácticas efectivas de organización, recuperación, preservación y seguridad (Padilla, 2021).
Acorde al panorama anterior, además de la pregunta inicial, surgen otros interrogantes: ¿Pueden los estándares de descripción archivística relacionarse y/o complementarse directamente con el tema de metadatos? ¿Todos los tipos de metadatos resultan ser apropiados para describir una serie documental específica? y por último ¿Se puede estructurar un esquema de metadatos basado en los estándares de descripción archivística para la serie documental de HL en una entidad?
La expectación del contexto anterior compone el presente artículo en cinco apartados, iniciando con una estructura conceptual que integra las categorías conceptuales concernientes al tema de estudio. El segundo apartado describe los elementos metodológicos empleados. En el tercer apartado se analizan los resultados y se subdivide en dos categorías, en las cuales se encuentran el diagnóstico correspondiente a las HL y la caracterización de los metadatos. Para finalizar el cuarto apartado expone la propuesta y el quinto apartado contiene las conclusiones.
2. Estructura Conceptual
La estructura conceptual de este estudio se construye a partir de los hallazgos evidenciados desde diversos autores, así como de los estándares internacionales y nacionales relacionados con la descripción archivística, los metadatos y la gestión de la serie de Historias Laborales (HL). A continuación se esbozan las categorías conceptuales del tema: Descripción Archivística, Normas de Descripción Archivística, Metadatos, Metadatos Descriptivos e Historias Laborales.
2.1 Descripción archivística
El Archivo General de la Nación (AGN) define la descripción archivística como “una actividad intelectual que consiste en analizar la documentación con la finalidad de recopilar, organizar y registrar los datos existentes en ella con el fin de gestionar, localizar y brindar información puntual sobre el contenido de los documentos” (AGN, 2021).
Por su parte, la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD (G)), la concibe como “la elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido”(Consejo Internacional de Archivos [CIA], 2000).
2.2 Normas de Descripción Archivística
En el ámbito nivel internacional y nacional, la normatividad archivística contempla diversos estándares orientados a la mejora continua de las prácticas archivísticas. Entre ellos destacan la ISAD (G), ISAAR (CPF), NTC 4095 y NTC 6052.
La Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) proporciona las pautas y directrices en la creación de descripciones archivísticas, también enfatiza el acceso, la gestión, recuperación y la preservación de los documentos que componen el fondo documental. Su estructura respeta el principio de procedencia e incluye el contexto de creación de los documentos (Bonal, 2001).
Por su parte, la Norma Internacional sobre Registros de Autoridad Archivística para Personas, Familias y Entidades ISAAR (CPF) es la que establece el cómo elaborar registros de autoridad de archivos proporcionando descripciones precisas a fondos relativos a entidades, instituciones, personas y familias. Su finalidad instaura directrices y normas para la creación y el mantenimiento de registros (Consejo Internacional de Archivos [CIA], 2004).
En el contexto nacional colombiano, la NTC 4095 es la norma general para la descripción archivística, que orienta sobre la elaboración de registros de autoridad de archivos, que proporcionen descripciones relativas a las instituciones, las familias y las personas, asociados a su vez a la producción y la gestión de archivos (Archivo General de la Nación [AGN], 2020). En tanto la norma NTC 6052 orienta sobre los registros de autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias, en otras palabras, es la encargada de constatar lo dispuesto en la norma ISAAR (CPF).
2.3 Metadatos
Raventós (2009) define los metadatos como “información estructurada que describe, explica, localiza, o hace más fácil de recuperar, utilizar o manejar una fuente de información” (p.11). En el contexto archivístico, los metadatos permiten describir los documentos desde aspectos tales como, el contenido, el contexto, la estructura, entre otros. Así mismo, la Norma UNE-ISO 23081, aclara que los metadatos para la gestión de documentos son “información estructurada o semiestructurada que permite la creación, gestión y uso de los documentos a lo largo del tiempo” (UNE-ISO 23081, 2006).
2.4 Metadatos Descriptivos
Según el DAMA – DMBOK (2017), “los metadatos se clasifican en tres tipos: de negocios, técnicos y operativos. Estas categorías permiten a las personas comprender el rango de información que cae bajo el paraguas general de metadatos” (p. 399).
Extrapolando este concepto fuera del espectro tecnológico, los metadatos se tipifican de acuerdo a 5 categorías, los cuales son, administrativo, descriptivo, preservación, técnico y uso, acorde a lo expuesto por (Gilliland 1998, citado por Senso & Piñero, 2003, p. 102).
2.5 Historias Laborales
Padilla (2021) esclarece que “las historias laborales son documentos que atendiendo a su ciclo vital no pueden ser eliminadas, son archivos de contenido histórico que ayudan a evitar o dirimir los diferentes problemas legales y a orientar la toma de decisiones”. Tal como lo explica Pulido (2023), esta serie documental posee valores primarios y secundarios, como también posee un valor que va más allá de lo instrumental y lo histórico, un valor probatorio que proporciona evidencia de lo tangible y lo verificable.
3. Metodología
La investigación adoptó un enfoque cualitativo, orientado a comprender e interpretar la realidad estudiada, considerando aspectos definitorios como el papel de la teoría, la lógica de la investigación, el rol asumido del investigador y los procedimientos de recogida y análisis de datos (González y Barrios, 2012, p. 31). El tipo de investigación fue de carácter descriptivo, lo cual permitió levantar y analizar un diagnóstico sobre las condiciones de descripción archivística de la serie estudiada y su relación con la necesidad de crear metadatos para la gestión.
El método aplicado fue el estudio de caso, dado que involucra aspectos descriptivos y explicativos relativos a un objeto de estudio, aunado a lo anterior, también hace uso de información cualitativa y cuantitativa (Bernal, 2010).
Por este motivo, las técnicas utilizadas fueron la encuesta y el análisis de contenido. En primer lugar, se diseñó y aplicó un cuestionario que permitió construir una matriz DOFA, que reveló un diagnóstico de la situación actual. En segunda medida, se llevó a cabo un análisis de contenido, el cual es una técnica para leer e interpretar el contenido de toda clase de documentos (Ruiz, 2012), lo que permitió la creación de matrices de análisis comparativos, para establecer y categorizar las relaciones entre los estándares de descripción archivística y los metadatos.
4. Análisis de resultados
Los resultados de la investigación se presentan en 3 fases, acorde con los datos cuantitativos y cualitativos obtenidos. En primer lugar, se aplicó un cuestionario con el propósito de evaluar las fases del proceso archivístico, identificar las tipologías documentales más representativas de diversos años en concreto, y se realizar un diagnóstico mediante una matriz DOFA. En segundo lugar, se realizó una caracterización de los diferentes tipos de metadatos y su relación con los estándares de descripción archivística. Por último, con base en los hallazgos preliminares, se diseñó una propuesta de metadatos para la descripción de la serie de Historias Laborales (HL).
4.1 Diagnóstico de la descripción archivística de las historias laborales
En la primera fase, como acercamiento del proceso de descripción archivístico se aplicó un cuestionario que abordó las cinco fases clave del proceso: planificación, gestión, organización, búsqueda y acceso, y conservación Los principales hallazgos se resumen a continuación:
- Planificación: refleja la necesidad de establecer un marco normativo sólido alineado con estándares de descripción que garanticen la correcta gestión de la serie HL.
- Gestión: evidencia la falta de conocimiento en los procesos por parte de los niveles directivos, lo cual genera la ausencia de estrategias de mejora.
- Organización: los documentos se estructuran conforme a los instrumentos archivísticos y dan cumplimiento al orden original, sin embargo, se registran falencias en el tema de duplicidad y mejores prácticas para la organización.
- Búsqueda y Acceso: existe un importante avance en la implementación de la digitalización de las HL, sin embargo, persisten desafíos que limitan la eficiencia del acceso y recuperación de la información.
- Conservación: los datos revelan que el almacenamiento de los documentos es limitado y no cumplen con todas las condiciones óptimas para la conservación a largo plazo, adicionalmente la manipulación inadecuada de los documentos incrementa el riesgo de pérdida de información.
En lo concerniente a la segunda fase, el análisis de las tipologías documentales de la serie implementadas en diferentes periodos de tiempo evidenció cambios significativos en la estructura, contenido y criterios de organización, lo cual impacta la homogeneidad en la descripción archivística, aun cuando en su composición documental existen tipologías documentales que prevalecen a través del tiempo.
Figura 1. Cronología de las Tipologías Documentales de una entidad pública
Fuente: (Lamprea, 2023).
En esa misma línea y de acuerdo con los resultados obtenidos se construyó una matriz DOFA, la cual permitió componer un análisis estratégico frente a la descripción archivística, de ello sus principales hallazgos son:
- Implementar las mejores prácticas y el adecuado manejo de esta información a la cual se le atribuyen valores probatorios.
- Adoptar estándares y políticas para el proceso de descripción archivística.
- Definir las áreas más importantes para describir una historia laboral.
- Implementar herramientas tecnológicas que faciliten la interoperabilidad mediante el uso de metadatos.
- Capacitar al personal encargado de las historias laborales con el fin de desarrollar habilidades en descripción archivística.
4.2 Caracterización de metadatos
La caracterización de los metadatos permitió la construcción de un marco de referencia con los diferentes tipos de metadatos expuestos en la Tabla 1. Así mismo, tomando como base la norma UNE-ISO 23081-1 se pueden describir los recursos de información a través de los metadatos. Se determinó que los metadatos más apropiados son los relativos al documento en sí, los cuales deben ser aplicados antes y después de la captura del documento (Figura 2).
Tabla 1.Tipologías de metadatos acorde al documento en si
| Metadatos | Áreas | Descripción |
|---|---|---|
| Metadatos descriptivos | Contenido | Proporcionan información sobre el contenido y contexto de un documento. |
| Contexto | ||
| Metadatos estructurales | Física | Describen la estructura interna y externa de un recurso, objeto o documento. |
| Lógica | ||
| Metadatos administrativos | Acceso/ Consulta | Se utilizan para administrar y gestionar la información o los documentos. Incluyen información sobre derechos de autor, licencias, restricciones de acceso, fechas de creación y modificación, responsabilidades de gestión. |
| Acceso/ Administrativo | ||
| Metadatos técnicos | Preservación | Recoge la información o detalles técnicos sobre la información o los documentos. Pueden incluir información sobre el formato de archivo, tamaño, resolución, codificación, compatibilidad, software utilizado, dispositivos requeridos, la seguridad, integridad y usabilidad. |
| Conservación |
Fuente: (Lamprea, 2023).
Figura 2. Tipología de metadatos acorde a la norme UNE-ISO 23081-1
Fuente: (Lamprea, 2023).
Una vez establecidos los tipos de metadatos, y con el fin desarrollar un enfoque estandarizado para la descripción de la serie, se realiza un análisis comparativo con las normas de descripción archivística ISAD (G), ISAAR (CPF) y la norma UNE-ISO 23081-1.
En primera instancia, resulta crucial que cada una se encuentra conformada por diferentes áreas y elementos, y su objetivo apunta a un enfoque distinto de descripción, lo cual genera que las normas se complementen entre sí, y proporcionen una descripción archivística más contextualizada.
Figura 3. Punto de convergencia relacionados entre la norma ISAD G e ISAAR CPF
Fuente: (Lamprea, 2023).
Tabla 2. Matriz comparativa de las normas de descripción archivística
| FICHA DE DESCRIPCIÓN NIVEL FONDO | |
|---|---|
| 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN | |
| Código de referencia | (Código de referencia institucional) |
| Título | (Fondo dueño de la documentación) |
| Fechas | (Años que componen el fondo) |
| Nivel de descripción y extensión | Fondo |
| Soporte de la unidad de descripción | (Soportes en los cuales se sustenta la información) |
| 2. ÁREA DE CONTEXTO | |
| Nombre del o los productores | (Nombre de la entidad) |
| Historia institucional | (Breve explicación histórica de la entidad) |
| Historia archivística | (Breve explicación histórica del fondo, incluyendo los metros lineales que la componen, así como los documentos que la sustentan) |
| 3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA | |
| Alcance y contenido | (Describe el nivel de importancia que sustenta la documentación) |
Fuente: (Lamprea, 2023).
Segundo, se localiza la ficha a nivel serie, esta ficha proporciona información para entender la creación y función de los documentos dentro del fondo documental.
Tabla 4. Ficha de descripción nivel serie
| FICHA DE DESCRIPCIÓN NIVEL SERIE | |
|---|---|
| 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN | |
| Código de referencia | (Código de referencia institucional) |
| Título | Historias laborales |
| Fechas | (Años que componen la serie) |
| Nivel de descripción y extensión | Serie |
| Soporte de la unidad de descripción | (Indicar en metros lineales la cantidad de documentos que la conforman, e indicar el soporte en el cual se encuentra la información) |
| 2. ÁREA DE CONTEXTO | |
| Nombre del o los productores | (Establece la oficina productora de la documentación) |
| Historia institucional | (Breve explicación histórica de la serie e indicar si es necesario bajo qué normativa se sustenta) |
| Historia archivística | (Breve explicación histórica de la serie, incluyendo los metros lineales que la componen, así como las unidades de conservación en la cual se encuentra la documentación) |
| 3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA | |
| Alcance y contenido | (Describe el nivel de importancia que sustenta la serie y la documentación) |
| Valoración, selección y eliminación | (Tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental) |
| Ingresos | (Apertura de la historia laboral, indica el vínculo del funcionario en la entidad) |
| Sistema de organización | (Mixto dado el alcance de la serie, teniendo en cuenta el orden de principio original) |
| 4. ÁREA DE ACCESO Y USO | |
| Condiciones de acceso | (Denota el nivel de restricción a nivel organizacional de la documentación) |
| Condiciones de reproducción | (Cantidad de copias permitidas existentes de la información y documentación) |
| Lengua / escritura(s) de los documentos | (Idioma en la cual se encuentra la documentación) |
| Características físicas y requisitos técnicos | (Requisitos físicos y técnicos en los cuales se conserva la documentación, correspondientes a los soportes y contenedores) |
| Instrumentos de descripción | (Formato único de inventario documental - Hoja de control) |
| 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA | |
| Existencia y localización de originales | (Ubicación física de los expedientes originales, sedes y en qué fase del ciclo vital se encuentra la documentación (Archivo de Gestión, Archivo Central o Archivo Histórico)) |
| Existencia y localización de copias | (Indicar si existen copias físicas o digitales) |
| 6. ÁREA DE NOTAS | |
| Notas | (Indicar las novedades relevantes existentes en la serie) |
| 7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN | |
| Nota del archivero | (Registrar el nombre del archivista que realizó el registro de la información) |
| Reglas o normas | (Indicar la estructura legal que compone la serie) |
| Fecha(s) de la(s) descripción(es) | (Fecha de la elaboración de la ficha) |
Tercero, obedece a la ficha del expediente, la cual proporciona información detallada del elemento particular, en este caso, la información laboral del sujeto, la cual para efectos de la investigación se toma como microdato.
Tabla 5. Ficha de descripción nivel expediente
| FICHA DE DESCRIPCIÓN NIVEL EXPEDIENTE | |
|---|---|
| 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN - METADATOS DESCRIPTIVOS | |
| Metadatos | Ejemplo |
| Titulo | Historias laborales |
| Nivel de descripción y extensión | Expediente documental complejo |
| Soporte de la unidad de descripción | Papel |
| Tipo de entidad | Persona |
| Forma(s) autorizada(s) del nombre | López Sandoval Ana María |
| Tipo de identidad | CC |
| N° de identidad | 53318644 |
| Fecha de expedición | 37434 |
| Lugar de expedición | Bogotá |
| Nacionalidad | Colombia |
| Fecha de nacimiento | 30838 |
| Lugar de nacimiento | Bogotá |
| Genero | Femenino |
| Teléfono | 3115189635 |
| Ciudad de residencia | Bogotá |
| Localidad | Suba |
| Barrio | Santa Elena |
| Dirección residencia | cl. 145 25 40 |
| Correo electrónico personal | lopezsa@hotmail.com |
| Estado civil | Soltera |
| N° de libreta militar | |
| Distrito militar | |
| Clase de libreta | |
| licencia de conducción | |
| 2. ÁREA DE CONTEXTO - METADATOS DESCRIPTIVOS | |
| Nombre del o los productores | Dirección de Talento Humano- DTH |
| Historia institucional | |
| Fuente inmediata de adquisición o transferencia | Ingreso el 15 de febrero de 2005 mediante la Resolu-ción 1524 del 12 de febrero de 2005 |
| Fecha de transferencia | |
| Responsable de la transferencia | |
| 3. ÁREA DE DESCRIPCIÓN - METADATOS DESCRIPTIVOS | |
| Datos de vinculación | |
| Fechas de existencia | |
| Fecha de ingreso | 15/02/2005 |
| Fecha de retiro | N/A |
| Funciones, ocupaciones y actividades | |
| Estado de vinculación | Activo |
| Tipo de nombramiento | Carrera administrativa |
| Dependencia | Sisbén |
| Cargo | Profesional especializado |
| Código | 222 |
| Ficha de funciones | 24 |
| Jefe inmediato | Luis Fernando Martínez Díaz |
| Salario | $ 6.820.000,00 |
| Código de carnet | 1-20532 |
| Modalidad de trabajo | Teletrabajo |
| 4. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA - METADATOS ESTRUCTURALES | |
| Alcance y contenido |
Historia laboral de López Sandoval Ana María con cé-dula de ciudadanía 53318644 de Bogotá, actualmente se encuentra vinculada en carrera administrativa, en la Di-rección de Sisbén ocupando el cargo Profesional espe-cializado código 222 Grado 24 y quien ejerce las fun-ciones a continuación:
- Monitorear, evaluar y proponer acciones orientadas a mejorar la calidad de los datos. - Preparar los informes y hacer seguimiento sobre el estado y trámite de los casos las suspensiones. - Brindar acompañamiento en la preparación de los do-cumentos requeridos para adelantar los procesos con-tractuales de la dirección |
| Tarjeta profesional | 164792 |
| Formación académica | |
| Titulo obtenido | Abogada |
| País | Colombia |
| Ciudad | Bogotá |
| institución | Universidad Católica de Colombia |
| Fecha de terminación | 26/08/2001 |
| Otros estudios | |
| Nombre de curso | Excel intermedio |
| Institución | Servicio Nacional de aprendizaje SENA |
| horas | 80 |
| Experiencia laboral | |
| Nombre de la entidad | Seguros Bolívar |
| País | Colombia |
| Ciudad | Bogotá |
| Tipo de contrato | Indefinido |
| Tiempo laborado | 5 años 2 meses |
| Dirección | cl. 100 7 14 |
| Teléfono | 4185269 |
| Cargo | Auxiliar judicial |
| Dependencia | Jurídica |
| Fecha ingreso | 13/02/1997 |
| Fecha retiro | 31/04/2002 |
| Causa retiro | Renuncia voluntaria |
| Actos administrativos | |
| Número del acto | 1862 |
| Fecha de acto | 20/12/2022 |
| Concepto del acto | Vacaciones |
| Efectividad | 24/12/2022 |
| Evaluaciones desempeño | |
| Año evaluación | 2022 |
| Fecha de evaluación | 31/07/2022 |
| Semestre | 1 |
| Ponderación | 100 |
| Sindicato | no |
| ESTRUCTURA EXTERNA | |
| Sistema de organización | Mixto - los documentos al interior se encuentran orga-nizados de manera cronológica obedeciendo el principio de orden original. |
| Valoración, selección y eliminación | Documento de valor probatorio, 2 años archivo de ges-tión, 78 años archivo central y selección. |
| N° carpetas | 5 |
| N° folios | 836 |
| 5. ÁREA DE ACCESO Y USO - METADATOS ADMINISTRATIVOS | |
| Condiciones de acceso | Restringido- las historias laborales solo pueden ser consultadas por el López Sandoval Ana María y los funcionarios del área de talento humano y esta se debe realizar dentro del archivo. |
| Condiciones de reproducción | Se puede obtener hasta 10 copias, si la solicitud supera el número de copias se debe solicitar autorización a la dirección de talento humano. |
| Lengua / escritura (s) de los docu-mentos | Castellano |
| Características físicas y requisitos técnicos | el folio 93 se encuentra rasgado |
| Ubicación | |
| Ubicación | Archivo de Gestión- Oficina de historias laborales piso 2 |
| Estante | 7 |
| Entrepaño | 3 |
| N° Caja | 140 |
| Instrumentos de descripción | Hoja de control digital – FUID |
| 6. ÁREA DE RELACIONES - METADATOS ADMINISTRATIVOS | |
| Nombre(s) / Identificadores de insti-tuciones, personas o familias rela-cionadas | |
| EPS | |
| EPS | Sanitas |
| Naturaleza de la relación | Contractual |
| Descripción de la relación | Relación de prestación de servicios de salud, donde el funcionario busca atención médica. |
| Fechas de la relación | 15/02/2005 |
| Medicina prepagada | |
| Medicina prepagada | Colmedica |
| Naturaleza de la relación | Relación con la prestación de servicios de atención mé-dica |
| Descripción de la relación | Contractual |
| Fechas de la relación | 15/02/2023 |
| ARL | |
| ARL | Positiva |
| Naturaleza de la relación | Contractual |
| Descripción de la relación | Relación de prestación de servicios para la protección de los trabajadores en el ámbito laboral. Entidades en-cargadas de brindar cobertura y gestionar los riesgos laborales a los funcionarios afiliados |
| Fechas de la relación | 14/02/2005 |
| Cesantías | |
| Cesantías | Fondo Nacional del ahorro |
| Naturaleza de la relación | Financiera y contractual |
| Descripción de la relación | Administradoras de recursos que gestionan las cesan-tías de los funcionarios afiliados, administran el dinero acumulado durante el tiempo que un funcionario está empleado y que se reserva para situaciones específicas, como el desempleo, la educación o la compra de vi-vienda |
| Fechas de la relación | 15/02/2005 |
| Pensiones | |
| Pensiones | Colpensiones |
| Naturaleza de la relación | Contractual |
| Descripción de la relación | Esta relación se basa en la gestión de los aportes del funcionario para financiar su jubilación |
| Fechas de la relación | 15/02/2005 |
| Caja de compensación | |
| Caja de compensación | Compensar |
| Naturaleza de la relación | Contractual |
| Descripción de la relación | Esta relación se basa en proporcionar una serie de bene-ficios y servicios destinados a mejorar la calidad de vi-da y el bienestar de los funcionarios y sus familias. |
| Fechas de la relación | 15/02/2005 |
| Banco | |
| Banco | Bancolombia |
| Tipo de cuenta | Ahorros |
| N° de cuenta | 100500253 |
| Naturaleza de la relación | Financiera y contractual |
| Descripción de la relación | |
| Fechas de la relación | 15/02/2005 |
| Traslados | |
| 7. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA - METADATOS ADMINISTRATI-VOS | |
| Existencia y localización de origina-les | Los expedientes originales de los funcionarios activos se encuentran en la oficina de historias laborales en la sede del CAD y para el caso de expedientes retirado se ubican en el archivo central sede de Montevideo. |
| Referencias cruzadas | Las actas de posesión originales hasta el año 2020 se encuentran en los libros de actas N° 5 folio 30 -9 folio 36 - 14 folio 128 Y 23 folio 3 |
| Existencia y localización de copias | Existe copia digital en la carpeta compartida de historias laborales. |
| 8. ÁREA DE NOTAS - METADATOS ADMINISTRATIVOS | |
| Notas | |
| 9. ÁREA DE CONTROL - METADATOS TÉCNICOS | |
| Identificador del registro de autori-dad | COL ASDP 1650.13.01. HL Lo-pez_Sandoval_Ana_Maria_53318644 |
| Reglas y/o convenciones | Norma de estructura de datos básica: ISAAR CPF Norma de codificación de país: ISO 3166 |
| Estado de elaboración | Versión 1 |
| Estado de conservación | Los documentos se encuentran en buen estado, no pre-sentan ningún deterioro por hongos, se evidencian da-ños menores por uso de perforadora. |
| Frecuencia de inspección | Cada 6 meses |
| Fecha última inspección | 25/01/2023 |
| Digitalización | Si |
| Localización de la carpeta | C:\Users\historiaslaborales\lopez_sandoval_ana_maria |
| Formato de archivo | PDF/A |
| Tamaño del archivo | 401 MB (421.244.431 bytes) |
| Resolución | 300PP |
| Nivel de detalle | Completado |
| Fechas de creación, revisión o elimina-ción | 18/01/2022 |
| Fecha de modificación | 30/09/2023 |
| Última actualización | 26/10/2023 |
| Lengua(s) y escritura(s) | Español en escritura latina |
| Notas de mantenimiento | Los responsables de la creación del registro de autori-dad son Lorena Pérez y Tatiana Molano |
| 10. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN - METADATOS TÉCNICOS | |
| Nota del archivero | Descripción realizada por los funcionarios auxiliares encargados de la organización y custodia de las histo-rias laborales. |
| Reglas o normas | Descripción basada en los estándares internacionales y nacionales ISAD G ISAAR CPF NTC 495 NTC 6052 UNE-ISO 23081-1 |
| Fecha (s) de la (s) descripción (es) | 25/10/2023 |
6. Conclusiones
La descripción archivística constituye un elemento esencial dentro del proceso de gestión documental, no solo para identificar la información, sino también por los múltiples beneficios que aporta a la toma de decisiones ya que garantiza recuperar la información de manera eficiente, reduce el riesgo de pérdida, mejora el control y la trazabilidad del ciclo de vida los documentos, contribuye al cumplimiento normativo y sustenta la transparencia y el derecho de acceso a la información. No obstante, se evidencia que la falta de apropiación de esta actividad por parte de los gestores de la información y sus superiores que no visualizan el alcance que tiene el realizar esta actividad de manera apropiada, disminuye su valor dentro del proceso archivístico.
Con la propuesta se evidencia que existe una relación bastante estrecha entre la descripción archivística y los metadatos. Resulta importante trabajar con dichos conceptos de manera unificada e interrelacionada, si lo que se pretende, es obtener un contexto amplio y detallado de la información, la función que comparten para facilitar la gestión, organización y el acceso a la información les brinda un enfoque estructurado para lograr llegar al núcleo esencial de un documento, el cual podría definirse como la data.
De igual forma, vale la pena resaltar el punto crucial de la propuesta, cuya finalidad se basa en promover la interoperabilidad de forma semántica y técnica originando un marco estructurado que por medio de metadatos permita la extracción de atributos para representar la información de forma más detallada y homogénea, dentro de los diferentes sistemas de información tanto al interior como al exterior de las entidades, logrando ampliar su aplicación no solo a la serie de historias laborales sino a cualquier otra serie documental que compone el fondo documental de la organización.
Referencias Bibliográficas
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